„PROCEDURI ADMINISTRATIVE SIMPLIFICATE PRIN EFICIENTIZARE DIGITALĂ – LA PRIMĂRIA MUNICIPIULUI LUPENI”
Finalizare proiect
Unitatea Administrativ Teritorială Municipiul Lupeni, în calitate de beneficiar, anunță finalizarea cu success a proiectului cu titlul: „Proceduri administrative simplificate prin eficientizare digitală – la Primăria Municipiului Lupeni”, Cod SIPOCA/MySMIS 643/128531.
Proiectul a fost cofinanțat de Uniunea Europeană din Fondul Social European (FSE) prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa Prioritară 2 – „Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente”, Obiectiv specific 2.1. – „Introducerea de sisteme și standard commune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiară în concordanță cu SCAP”.
Durata de implementare a proiectului a fost cuprinsă între 18.06.2019 – 17.12.2021.
Valoarea totală aprobată a fost de 3.210.148 lei, din care valoarea eligibilă nerambursabilă a fost de 3.145.945,04 lei, iar valoarea cofinanțării Beneficiarului a fost de 64.202,96 lei.
Proiectul ”Proceduri Administrative Simplificate prin Eficientizare Digitală la Primăria Municipiului Lupeni” este rezultatul unei inițiative de investiții a Municipiului Lupeni, care urmărește prin fondurile alocate, să consolideze capacitatea Primăriei municipiului Lupeni de a asigura calitatea și accesul la serviciile publice oferite exclusiv de Primărie prin simplificarea procedurilor administrației locale și reducerea birocrației pentru cetățeni.
Obiectivul general al proiectului este consolidarea capacității Primăriei Municipiului Lupeni de a asigura calitatea și accesul la serviciile publice oferite exclusiv de Primărie prin simplificarea procedurilor administrației locale și reducerea birocrației pentru cetățeni .
Obiectivele specifice ale proiectului sunt:
1) Îmbunătățirea procesului de planificare strategică și alocare a resurselor în cadrul Primăriei Municipiului Lupeni prin introducerea unui sistem managerial certificat .
2) Implementarea unor măsuri de simplificare pentru cetățeni – în corespondență cu Planul Integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor – atât din perspectivă back-Office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) cât și front -Office
3) Dezvoltarea cunoștințelor și abilităților personalului din cadrul Primăriei Municipiului Lupeni, în vederea sprijinirii măsurilor vizate de proiect. Au fost formați/instruiți, evaluați/testați și a avut loc certificarea competențelor/cunoștințelor dobândite de 70 persoane din cadrul grupului țintă, în ceea ce privește simplificarea procedurilor. Obiectivul general al serviciilor de instruire îl constituie familiarizarea persoanelor din grupul țintă cu implicațiile simplificării procedurilor administrative .
Rezultate preconizate:
1. Sistem de management al performanței și calității implementat în Primăria Municipiului Lupeni .
2. Implementarea de instrumente informatice dedicate eficientizări și simplificării procedurilor pentru cetățeni cu facilității de publicare, colectare, preluare și transmitere de date în relația lor cu Municipiul Lupeni
3. Documente retro-digitalizate din arhivă, care contribuie la livrarea online a serviciilor gestionate exclusiv de Primărie .
4.Cunoștințe și abilități ale personalului din Primăria Municipiului Lupeni în domeniul exploatării și administrării sistemelor implementate .
Indicatori prestabiliți de rezultat
- Autorități și instituții publice locale în care s-au implementat măsurile de simplificare a procedurilor pentru cetățeni în conformitate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor pentru cetățeni elaborat la nivel național.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Autorități și instituții publice locale în care s-au implementat sisteme unitare de management al calității și al performanței dezvoltate prin program conform Planului de acțiune pentru prioritizarea și etapizarea implementării managementului calității.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Personal din administrația publică locală care a fost certificat la încetarea calității de participant la formare legată de OS 2.1.
Valoare țintă = 70 – Îndeplinit
Indicatori prestabiliți de realizare
- Participanți la activități de formare legate de O.S. 2.1.
Valoare țintă = 70 – Îndeplinit
- Autorități și instituții publice locale sprijinite pentru introducerea măsurilor de simplificare a procedurilor pentru cetățeni în conformitate cu Planul integrat de simplificare a procedurilor pentru cetățeni.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Autorități și instituții publice locale sprijinite pentru introducerea sistemelor unitare de management al calității și al performanței conform Planului de acțiune pentru prioritizarea și etapizarea implementării managementului calității.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
Indicatori suplimentari de proiect
Indicatori suplimentari de rezultat
- Arhiva retro-digitalizată
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Sistem pentru colectare și votarea proiectelor propuse de cetățeni
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Instrument de management intern (back-office) adaptat simplificării și reducerii birocrației
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
- Servicii front-office furnizate exclusiv de autoritatea publică locală și accesate on-line.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit
Indicatori suplimentari de realizare
- Număr funcționari publici instruiți în principiile dezvoltării durabile, egalității de șanse și în aplicarea măsurilor de simplificare a procedurilor pentru cetățeni.
Valoare țintă = 70 – Îndeplinit
- Număr funcționari publici instruiți în principiile managementului calității și performanței.
Valoare țintă = 70 – Îndeplinit
- Număr anunțuri promovare proiect.
Valoare țintă= 2 – Îndeplinit
- Număr evenimente de promovare organizate în cadrul proiectului.
Valoare țintă = 1 – Îndeplinit.
Proiectul realizat asigură operaționalizarea la nivel teritorial a măsurilor de simplificare prevăzute în Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor. Măsurile de tip front-office vizate au în vedere facilitarea interacțiunii cetățenilor cu Primăria Municipiului Lupeni, în vederea obținerii de servicii publice cu consum minim de resurse (timp, informaționale, financiare, materiale) din partea cetățenilor, iar măsurile de tip back-office au în vedere dezvoltarea facilităților suport ale Primăriei Municipiului Lupeni, care contribuie indirect la simplificarea procedurilor administrative pentru cetățeni prin optimizarea proceselor interne și crearea unor instrumente/mecanisme de natură să contribuie la reducerea timpilor interni.
S-a început cu retrodigitalizarea documentelor din arhivă, activitate care a constat în scanarea și indexarea unor documente din arhiva istorică care prezintă valoare operațională în prezent conform prevederilor Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, republicată. S-au retrodigitalizat:
- 40.000 Dosare
- 1.600.000 Documente A4, A3
- 100.000 Documente A2, A1 și A0.
Platforma integrată (portal web, aplicație management documente și registratura electronică) și activitățile de retro-digitalizare a arhivei asigură punerea în practică a măsurii cu privire la digitalizarea arhivelor prin implementarea unei soluții integrate pentru capturarea și arhivarea electronică a documentelor, având posibilitatea constituirii dosarelor electronice.
Prin intermediul activităților de instruire se asigură implementarea măsurii referitoare la dezvoltarea competențelor personalului pentru înțelegerea abordării pe procese și implementarea interoperabilității și e-guvernării în vederea eficientizării activităților.
Astfel, proiectul asigură îndeplinirea obiectivelor specifice ale Axei prioritare 2 – Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu SCAP.
Descrierea activităților proiectului care a fost implementat
Prin prezentul proiect s-a oferit o alternativă la modul clasic de livrare a serviciilor gestionate de Primăria Municipiului Lupeni, prin preluarea documentelor și datelor în format electronic, urmărindu-se creșterea gamei de servicii electronice oferite, disponibilitate extinsă a acestora, creșterea calității și a eficienței în tratarea solicitărilor.
Pe plan intern a fost identificată nevoia de simplificare a procesului de soluționare a solicitărilor venite din partea cetățenilor prin eficientizarea accesului la informații existente deja în primărie. De aceea a fost identificată și utilitatea activității de retrodigitalizare a documentelor din arhivă, implementarea unui nou modul de gestiune a arhivei fizice și punerea la dispoziție a rezultatului retrodigitalizării sub forma unui modul de arhivă electronică în cadrul unui sistem informatic de management al documentelor. Un număr mare de solicitări necesită acces la documente aflate în arhiva instituției.
S-a achiziționat și implementat un portal de servicii on-line (accesibil inclusiv de pe terminalele mobile de tip smartphone) prin intermediul căruia se va putea realiza înregistrarea solicitărilor și posibilitatea de preluare a răspunsurilor la solicitări pe canale alternative (electronice) 24 de ore din 24, retro-digitralizarea unei părți din arhiva istorică a instituției pe baza unor criterii de eficiență și atingere a obiectivelor.
Activitatea privind implementarea portalului de servicii s-a desfășurat în mai multe etape, astfel:
- Livrarea și instalarea echipamentelor hardware la sediul primăriei:
- instalare fizica a dulapului rack pentru servere si echipamente;
- asigurarea alimentării cu energie electrică, instalare UPS-uri;
- instalare și configurare servere pentru portal și arhivă;
- instalare și configurare storage;
- instalare și configurare aplicație back-up;
- instalare echipamente de comunicații de tip router și firewall;
- instalarea SMS-gateway;
- instalare stații de lucru și imprimantă în birourile desemnate.
La finalul acestei etape serverele au fost funcționale, cu sisteme de operare, antivirus, storage și VM. Sistemul de back-up a fost instalat și testat. Severele pot fi accesate on-line în condiții optime de securitate.
- Instalarea sistemului informatic portal de servicii (aplicația portal și platformă aplicativă corespunzătoare) a fost realizată atât pentru serverul principal, cât și pentru cel de back-up.
- Configurare portal servicii. Au fost analizate documentele și fluxurile de lucru interne prin care se interacționează cu cetățenii, în vederea implementării serviciilor on-line corespunzătoare. Componenta front-office a portalului va viza implementarea unor servicii care intră în componența exclusivă a Primăriei Municipiului Lupeni în concordanță cu Legea 195/2006 actualizată. Fluxurile de lucru acoperite de acest portal au fost analizate în instituție, agreate împreună cu beneficiarul și apoi implementate prin portal sub forma de machete de introducere date cu validare și trimitere date în sistemul de management al documentelor. Pentru serviciile identificate s-au proiectat, dezvoltat și configurat machete specifice de introducere date, ținându-se cont de necesitățile de validare, stocare, comunicare, acces, etc. Accesul la serviciile portalului s-a asigurat ținând cont de rezultatele studiului “Elaborarea planului pentru atragerea utilizatorilor vizați la serviciile on-line”. Au fost configurate funcționalitățile serviciilor de înregistrare/înrolare utilizatori on-line, validare, modificare, ștergere utilizatori, etc. Pentru fiecare tip de serviciu accesat de utilizatori au fost configurate mijloacele de comunicare disponibile (SMS/Mail/)
- Instruirea personalului de specialitate, Managementul utilizatorilor s-a putut face și din secțiunea de administrare back-office a portalului de servicii de către o persoană instruită special. Instruirea a cuprins elemente referitoare la:
- gestiunea utilizatorilor: înscrierile în portal, asignarea la servicii;
- configurarea/adaptarea machetelor;
- comunicarea către cetățeni;
- transmiterea datelor pe fluxurile de lucru;
- analiza rapoartelor de utilizare a serviciilor, centralizate la centrul de informații pentru cetățeni.
De asemenea s-a implementat un sistem de management al documentelor care să gestioneze inclusiv arhiva electronică retro-digitalizată. Astfel, se preiau în mod automat solicitările venite din portalul de servicii și vor intra pe fluxul de management documente. În final actul emis de instituție va fi în format electronic, semnat electronic și livrat către beneficiar prin canale de comunicație electronică. Sistemul permite de asemenea informarea solicitanților prin mail și SMS cu privire la livrarea serviciilor, livrarea electronică a documentelor semnate electronic și cu coduri QR. A fost realizat un instrument de tip dashboard pentru a analiza serviciile livrate electronic, eficiența lor, durata livrării, etc., un instrument extranet de verificare a veridicității actelor emise, în urmă căruia actele emise electronic, vor purta pe lângă semnătura electronică și un cod QR unic prin care pot fi identificate și validate din punct de vedere al veridicității. Pentru evidența documentelor interne s-au implementat funcționalități de arhivare conform Legii Arhivelor Naționale.
A fost modernizat site-ul web al instituției astfel încât să răspundă nevoilor actuale tehnologice și să poată fi accesat cu ușurință de pe dispozitivele mobile, tablete, desktop.
Pe site cetățenii cu vârsta peste 18 ani pot să propună proiecte de modernizare, dezvoltare, extindere cu scop de îmbunătățire a calității vieții pe raza localității. După o sesiune de colectare propuneri, se va organiza o sesiune de votare a proiectelor cu relevanță ridicată, iar în final proiectele selectate/votate de cetățeni vor primi finanțare din partea municipalității. Instrumentul este un exemplu de participare a cetățenilor la realizarea conducerii orașului. Primăria va realiza un regulament de funcționare, calendar de desfășurare și va aloca un procent din bugetul anual pentru finanțarea unor astfel de proiecte.
Obiectivele demersului de simplificare a procedurilor administrative aplicabile cetățenilor sunt:
- Economisirea resurselor utilizatorilor pentru accesarea serviciilor (financiare, timp, informaționale, confort);
- Realizarea de efecte semnificative de antrenare și în alte domenii de interacțiune cu cetățenii;
- Degrevarea instituțiilor publice de resurse implicate în interacțiunea cu cetățenii.
Caracterul inovator al proiectului constă în integrarea următoarelor principii în cadrul soluției informatice prevăzute a fi implementate:
- Acces facil și imediat către servicii publice disponibile non-stop și accesibile de oriunde, independent de tipul de dispozitiv folosit (desktop/telefon/tabletă);
- Identitatea electronică a cetățeanului – acces la servicii electronice utilizând adresa de e-mail pentru autentificarea în portal, trasabilitatea datelor cu caracter personal solicitate și transmise cetățenilor, cu respectarea legislației în vigoare;
- Profilul utilizatorului și comunicarea cu autoritatea, în vederea schimbului electronic de documente, completării de formulare online, furnizării de notificări automate și dovezi referitoare la manipularea datelor transmise, utilizarea semnăturilor digitale.
Proiectul asigură operaționalizarea la nivelul Primăriei Municipiului Lupeni a măsurilor prevăzute în Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor, atât din perspectivă back-office (asigurarea interoperabilității, realizarea și adaptarea infrastructurii software și hardware, actualizarea sistemelor interne de lucru, formarea personalului, digitalizarea arhivelor), cât și front-office (posibilitatea de a depune on-line o serie de documente, simplificarea formularelor proprii, simplificarea procedurilor interne în relația cu beneficiarii, informarea cetățenilor) și documentarea lor adecvată.
După implementarea sistemului informatic s-a realizat un audit tehnic al proiectului prin realizarea unor servicii de verificare a capacității sistemului de a răspunde la stres, atacuri informatice, vulnerabilități, s-au auditat funcționalitățile și complianțele acestora cu cerințele proiectului, constatându-se că sistemul funcționează conform cerințelor din Caietul de sarcini.
Pentru menținerea serviciilor la un nivel de calitate dorit, s-a implementat un sistem de management al calității conform SR EN ISO 9001:2015. Implementarea Sistemului de Management al Calității a cuprins următoarele activități:
- Auditul de evaluare inițială realizat de un auditor extern;
- S-a formulat Politica instituției în domeniul calității;
- S-au analizat și s-au formulat riscurile utilizând instrumente și metode de măsurare specifice;
- S-a elaborat documentația Sistemului de Management al Calității.
Certificarea Sistemului de Management al Calității în conformitate cu cerințele Sr EN ISO 9001:2015 s-a realizat de către un organism de certificare acreditat.
La nivelul Primăriei Municipiului Lupeni proiectul a asigurat consolidarea capacității administrative și îmbunătățirea serviciilor oferite cetățenilor, transpunând în practică măsurile derivate din Strategia pentru Consolidarea Administrației publice 2014-2020 și Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicate cetățenilor, în corelație cu Strategia națională privind Agenda Digitală pentru România 2020.
Sustenabilitatea rezultatelor proiectului se va asigura prin alocarea anuală a unei sume din bugetul local pentru cheltuielile necesare administrării și operării sistemului informatic integrat.
Departamentul din cadrul Primăriei Municipiului Lupeni care se va ocupa în mod direct de realizarea obiectivelor IT (implementare și mentenanță) este Biroul resurse umane și tehnologia informației. Acesta va avea următoarele atribuții în legătură directă cu realizarea obiectivelor proiectului:
- Analiza necesităților/identificarea de fluxuri pentru dezvoltarea continuă a sistemului atât în perioada de implementare cât și în perioada de mentenanță;
- Stabilirea și delegarea de responsabilități pentru procesele implementate;
- Activități de instruire a utilizatorilor finali ai sistemului, împreună cu furnizorul;
- Fundamentarea tehnică și financiară pentru alocarea de fonduri pentru susținerea mentenanței sistemului;
- Urmărirea derulării contractelor din punct de vedere tehnic, inclusiv pentru perioada de mentenanță
În ceea ce privește activitatea de informare și publicitate au fost realizate 1500 de pliante informative pentru cetățeni care au expus rezultatele proiectului și beneficiile utilizării serviciilor electronice implementate în contextul proiectului, 3 bannere, 2 afișe de dimensiune A3 cu informații referitoare la proiect. S-au achiziționat 100 de pachete cu materiale publicitare constând în agendă+pix+stick+geantă inscripționate cu titlul proiectului. La încheierea proiectului s-a organizat o conferință pentru diseminarea rezultatelor obținute la care au participat 50 de persoane. De asemenea s-au publicat două comunicate de presă (unul la demararea proiectului și al doilea la închiderea proiectului cu privire la rezultatele proiectului).